Purchasing atau pembelian adalah salah satu aktivitas paling krusial pada perusahaan manufaktur. Kelancaran produksi sangat ditentukan oleh keefektifan proses pengadaan barang dan jasa. Melakukan permintaan barang, menerbitkan order pembelian, memantau stok adalah proses yang cukup kompleks sehingga perlu dilakukan secara tepat dan akurat.

Perusahaan yang masih melaksanakan proses Purchasing manual memahami kekurangefektifan dan kelambatan manual purchasing. Industri bisnis yang semakin kompetitif menuntut efisiensi produksi sehingga peningkatan kecepatan dan keakuratan proses pengadaan barang dan jasa mutlak diperlukan.

Bagaimana perusahaan mencapai kefektifan proses pembelian?

Solusi paling relevan di era digital ini yakni pemanfaatan software E-Procurement atau E-Purchasing. E-Procurement adalah software yang memungkinkan otomatisasi proses purchasing atau pembelian sehingga berjalan lebih mudah. E-Procurement menawarkan bantuan dalam hal membuat permintaan pembelian secara digital (paperless), menyimpan database barang secara digital, persetujuan order pembelian dalam satu klik, mencatat data transaksi dengan cepat dan akurat.

Apa saja benefit-benefit E-Procurement?

Mempercepat proses purchasing

Proses manual purchasing dianggap terlalu memakan banyak waktu dan rentan kesalahan. Kehilangan dokumen PO, kesalahan input harga, dan permintaan barang yang tidak sesuai menjadi masalah yang merugikan dan mengurangi produktivitas. Pengulangan atau revisi purchasing secara manual akan sangat merepotkan. Dengan software E-Procurement setiap masalah tersebut bisa dihilangkan dengan otomatisasi dan pengecekan data dilakukan lebih akurat secara digital.

Mengoptimalkan pencarian supplier

Menghemat waktu dan mengurangi resiko dengan menyimpan database supplier secara digital dianggap sebagai salah satu benefit yang ditawarkan E-Procurement. Data supplier yang memuat detail informasi disimpan dalam format kategori. Jadi, ketika perusahaan mencari barang tertentu, proses pemilihan supplier yang menyediakan barang tersebut mudah dilakukan.

Sebagai evaluasi internal perusahaan

Riwayat –riwayat transaksi yang disimpan dengan aman dan mudah diakses dapat digunakan sebagai landasan untuk mengevaluasi pengeluaran perusahaan. E-Procurement menyimpan data jumlah transaksi, jumlah stok barang yang tersedia secara real time. Hal tersebut membantu perusahaan mengetahui kebutuhan utama yang harus dipenuhi.

Meningkatkan Transparasi Keuangan

Data yang real time dan mudah diakses membuat transparansi keuangan perusahaan semakin baik. Jumlah pengeluaran, beban biaya pembelian dapat dilacak dan diawasi kapanpun dan dimanapun dengan satu klik. Tingkat kecurangan dan kelalaian menurun. Ini membuat perusahaan lebih professional.