Salam teknologi!

Ada angin perubahan yang tengah berhembus semakin kencang di dunia. Angin ini tidak lain adalah digitalisasi. Tidak ada yang bisa menghindarkan diri dari angin ini meskipun berniat menghindar.

Beberapa hari yang lalu Jenderal Corp bekerja sama dengan klien sebuah institusi kesehatan. Mereka mendatangi kami dengan permasalahan klasik : pencatatan data pasien yang tidak efisien karena masih menggunakan pencatatan secara tradisional (mencatat secara manual pada buku). Data setiap pasien yang datang dicatat pada buku pendaftaran. Ini memakan proses yang cukup lama dan tidak menjamin keamanan data. Kendala ini membuat mereka terhambat untuk melayani lebih banyak pasien. Kertas mudah rusak dan hilang. Tidak ada back up data pasien yang memadai.

Jenderal Corp berkesempatan untuk memberikan solusi terkait permasalahan ini. Kami jelaskan bahwa segala permasalahan itu dapat diatasi dengan digitalisasi. Dalam hal ini, kebutuhan institusi kesehatan itu adalah pembuatan sistem manajemen data kantor.

Kasus diatas menunjukkan penting dan urgennya digitalisasi pada sebuah institusi. Digitalisasi adalah proses penggunaan teknologi pada segala aktivitas-aktivitas yang dilakukan. Sederhananya ditinjau dari kasus diatas digitalisasi adalah dipindahnya proses pencatatan data secara tradisional (mencatat pada buku) dengan proses pencatatan digital (menggunakan sistem atau aplikasi).

Ada beberapa alasan mendasar mengapa Jenderal Corp memutuskan untuk berkecimpung dan berkontribusi dalam proses digitalisasi di Indonesia. Tantangan – tantangan perusahaan terkait data di era globalisasi ini semakin beragam. Mengkonversikan dokumen-dokumen kertas ke dalam data digital akan meningkatkan efisiensi operasional, memudahkan alur kerja, meningkatkan hubungan dengan klien dan menjaga persepsi publik terkait perusahaan. Terlebih penting lagi, digitalisasi memastikan kemudahan dan keamanan akses data dibanding kertas yang mudah rusak dan hilang. Perusahaan – perusahaan yang bergerak pada bidang kesehatan dan keuangan adalah pihak yang biasanya mendapatkan masalah terkait akses data.

Berdasarkan pengalaman dalam menangani klien dari berbagai bidang, Jenderal Corp mencoba memberi jawaban untuk pertanyaan: mengapa perusahaan perlu menyambut digitalisasi.

1.    Digitalisasi akan sangat diperlukan dalam keadaan darurat

Dengan mengarsipkan data dokumen kertas ke dalam sistem penyimpanan online, perusahaan dapat dengan mudah mempersiapkan dan mengakses data ketika terjadi bencana atau keadaan darurat. Akan  lebih mudah melanjutkan aktivitas bisnis setelah terjadi keadaan darurat (bencana) ketika data tersedia secara online. Perusahaan hanya perlu mendownloadnya.

2.    Digitalisasi menghemat waktu

Institusi bisnis yang hanya mengandalkan dokumen-dokumen kertas akan kehilangan sepuluh ribu jam per tahun dalam menjaga, mencari dan memperbaharui dokumen kertas ini. Sebagian besar dokumen-dokumen itu terletak di tempat yang spesifik. Kesulitan muncul ketika perusahaan ingin mencari dokumen-dokumen tertentu. Berangkat dari fenomena itu, sangat masuk akal untuk mengkonversikan dokumen-dokumen tersebut ke dalam platform digital. Perusahaan hanya perlu melakukan pencarian (searching) secara elektronik untuk menemukan data yang dibutuhkan pada sistem ketimbang menyuruh karyawan untuk mencarinya pada tumpukan dokumen – dokumen yang menggunung.

3.    Digitalisasi memudahkan dalam urusan pemenuhan dokumen

Sebagian besar perusahaan berurusan dengan isu pemenuhan dokumen baik dari pemerintah daerah, pusat, atau organisasi yang mengurusi legalitas perusahaan. Pemerintah telah memberikan  regulasi-regulasi yang mengatur penggunaan dokumen. Pihak – pihak tersebut sering meminta dokumen – dokumen tertentu dari perusahaan. Regulasi itu mungkin berkaitan dengan privasi klien, akuntabilitas finansial, atau metode pencatatan. Perusahaan yang kehilangan dokumen kertas tanpa adanya back up dokumen elektronik akan mengalami masalah serius terkait dengan pemenuhan dokumen yang diminta pemerintah dan pihak lainnya.

4.    Digitalisasi akan meningkatkan fleksibilitas pengaturan jadwal karyawan

Digitalisasi menyediakan fleksibilitas yang lebih besar dalam pengaturan kerja karyawan, karena pekerjaan yang dilakukan staf tidak terbatas pada tempat. Karyawan dapat melakukan pekerjaan dimana saja (remote).  Digitalisasi juga memungkinkan perusahaan untuk mengurangi jumlah ruangan yang tersedia di kantor sebagai konsekuensi pengkonversian aktivitas bisnis ke platform digital dan virtual.

5.    Digitalisasi meningkatkan efisiensi operasional perusahaan

Digitalisasi mengoptimalkan penggunaan waktu dalam hal pencarian data klien, urusan logistik dan penjualan. Data elektronik juga akan meminimalisasi biaya transportasi pemindahan dokumen dari satu tempat ke tempat lain. Beberapa klien mengemukakan digitalisasi adalah investasi positif dan meningkatkan prospek bisnis.

Hari ini, digitalisasi bertransformasi dari kebutuhan sekunder perusahaan menjadi kebutuhan primer. Digitalisasi memungkinkan perusahaan untuk menjangkau misi-misi yang lebih besar. Angin perubahan ini akan terus bertiup memberi kesegaran baru dalam dunia bisnis.