By Admin / 782 Views
Purchasing atau pembelian
adalah salah satu aktivitas paling krusial pada perusahaan manufaktur.
Kelancaran produksi sangat ditentukan oleh keefektifan proses pengadaan barang
dan jasa. Melakukan permintaan barang, menerbitkan order pembelian, memantau
stok adalah proses yang cukup kompleks sehingga perlu dilakukan secara tepat
dan akurat.
Perusahaan yang masih
melaksanakan proses Purchasing manual memahami kekurangefektifan dan kelambatan
manual purchasing. Industri bisnis yang semakin kompetitif menuntut efisiensi
produksi sehingga peningkatan kecepatan dan keakuratan proses pengadaan barang
dan jasa mutlak diperlukan.
Bagaimana perusahaan
mencapai kefektifan proses pembelian?
Solusi paling relevan di era
digital ini yakni pemanfaatan software E-Procurement atau E-Purchasing. E-Procurement
adalah software yang memungkinkan otomatisasi proses purchasing atau pembelian sehingga
berjalan lebih mudah. E-Procurement menawarkan bantuan dalam hal membuat
permintaan pembelian secara digital (paperless), menyimpan database barang
secara digital, persetujuan order pembelian dalam satu klik, mencatat data
transaksi dengan cepat dan akurat.
Apa saja benefit-benefit
E-Procurement?
Mempercepat proses
purchasing
Proses manual purchasing
dianggap terlalu memakan banyak waktu dan rentan kesalahan. Kehilangan dokumen
PO, kesalahan input harga, dan permintaan barang yang tidak sesuai menjadi
masalah yang merugikan dan mengurangi produktivitas. Pengulangan atau revisi
purchasing secara manual akan sangat merepotkan. Dengan software E-Procurement
setiap masalah tersebut bisa dihilangkan dengan otomatisasi dan pengecekan data
dilakukan lebih akurat secara digital.
Mengoptimalkan pencarian
supplier
Menghemat waktu dan
mengurangi resiko dengan menyimpan database supplier secara digital dianggap
sebagai salah satu benefit yang ditawarkan E-Procurement. Data supplier yang
memuat detail informasi disimpan dalam format kategori. Jadi, ketika perusahaan
mencari barang tertentu, proses pemilihan supplier yang menyediakan barang
tersebut mudah dilakukan.
Sebagai evaluasi internal
perusahaan
Riwayat –riwayat transaksi
yang disimpan dengan aman dan mudah diakses dapat digunakan sebagai landasan
untuk mengevaluasi pengeluaran perusahaan. E-Procurement menyimpan data jumlah
transaksi, jumlah stok barang yang tersedia secara real time. Hal tersebut
membantu perusahaan mengetahui kebutuhan utama yang harus dipenuhi.
Meningkatkan Transparasi
Keuangan
Data yang real time dan mudah diakses membuat transparansi keuangan perusahaan semakin baik. Jumlah pengeluaran, beban biaya pembelian dapat dilacak dan diawasi kapanpun dan dimanapun dengan satu klik. Tingkat kecurangan dan kelalaian menurun. Ini membuat perusahaan lebih professional.